Nota fiscal eletrônica: tudo o que você deve saber

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento cuja função é atestar a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela foi desenvolvida com o objetivo de substituir alguns sistemas de impressão de documentos fiscais em papel. Assim ela é muito mais econômica e ecologicamente correta.

O que é nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal, de forma digital, que documenta qualquer operação de venda ou de compra. A NF-e foi criada para substituir as notas feitas de forma manual.

Assim, a nota fiscal eletrônica para ser emitida dependerá de:

• Autorização da SEFAZ
• Certificado digital, que é a assinatura digital que garante a validade jurídica do documento
• Sistema emissor de notas fiscais
• Informações fiscais do produto, como impostos, por exemplo.

Na nota fiscal estão as informações da empresa que realiza a venda, do produto ou serviço, e do comprador, entre elas: Nome, Número do CNPJ, Endereço, Descrição do produto, NCM, CST, CFOP e Preço.

Cada nota gerada também tem suas próprias informações, como número da nota e chave de acesso, por exemplo.

Além da nota fiscal eletrônica, as empresas também possuem o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). A DANFE é o documento que acompanha a mercadoria em trânsito ou que é vendida pela internet. Ela é uma representação mais simples da nota fiscal eletrônica, pois não contém todos os campos que a NF-e possui.

Tipos de notas fiscais

A nota fiscal eletrônica foi criada em 2005 para substituir as notas emitidas em papel. Dessa forma, os outros tipos de nota utilizados nos estados brasileiros também migraram para a emissão digital desses documentos.

Confira quais são esses documentos e como emitir essas notas:

1. Nota Fiscal de Venda (NF-e)

A NF-e é a principal nota fiscal emitida por empresas. Ela contém os dados de produtos vendidos ou comprados e constam os valores pagos relativos ao ICMS e ao IPI.

As empresas utilizam a nota fiscal eletrônica na venda direta de produtos ao cliente. A nota tem a intenção de substituir a nota fiscal de modelo 1-A. Assim, as empresas podem gerar a nota por impressoras comuns (folha A4) e enviá-la à receita estadual de onde a empresa está localizada.

Essa nota é obrigatória para todas as empresas, uma vez que ela faz o recolhimento da maioria dos impostos. Mas, a única exceção a regra é o MEI, que não têm a emissão de nota como um dos seus deveres.

2. Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é a nota emitida diretamente ao consumidor final, substituindo assim o modelo 2. As empresas emitem a nota por impressora térmica não fiscal e a transmitem à receita do município onde a empresa está localizada.

A emissão dessa nota ocorre exclusivamente para o consumidor final, já que seu propósito é simplificar e agilizar a compra. Também, por isso, a criação, emissão e armazenamento da nota é totalmente online.

A NFC-e é obrigatória em muitos estados do Brasil.

3. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) surgiu em substituição às notas fiscais impressas emitidas no ato da prestação de serviços. Um sistema emissor de NFS-e é responsável por enviar essa nota para a receita municipal da sua empresa.

Uma grande vantagem desse documento é que ele permite que as empresas que prestam serviço a distância emitam uma DANFE referente a ele. Assim, podem enviá-la por meios de comunicação eletrônica, como e-mail e outros.

Colaboradores do ISS emitem essas notas, uma vez que se relacionam com a prestação de serviços. Portanto, a empresa deve contatar a prefeitura da cidade onde realiza os serviços. Assim, ela pode emitir a nota.

4. Cupom Fiscal Eletrônico do estado de São Paulo

O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e SAT) é um modelo particular de NF-e emitido para clientes das empresas do estado de São Paulo. Mas, para gerar esse cupom, o processo é diferente: a companhia precisa adquirir um Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Apesar de o estado permitir que os comerciantes utilizem o modelo nacional de nota fiscal de consumidor eletrônica, também exige que eles possuam esse equipamento em seus estabelecimentos. Isso aumenta o custo das empresas paulistas para emitir nota fiscal eletrônica de consumidor (NFC-e).

5. MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico)

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) é um tipo de nota fiscal eletrônica criada para substituir o Manifesto de Carga Modelo 25. Sua função é facilitar o transporte de documentos e mercadorias, uma vez que ele vincula diferentes documentos em uma unidade de carga.

Ele também é exclusivamente fiscal e é obrigatório desde 2014.

6. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um tipo de nota fiscal eletrônica utilizado exclusivamente para prestação de serviços de transporte de cargas. Ele reduz pagamentos duplicados e divergências entre documentos.

Outras notas

Existem ainda alguns modelos de notas com outras funções, por exemplo:

1. MF-e ou Módulo Fiscal Eletrônico
2. NFA-e ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
3. Rejeitada
4. Denegada
5. Devolução
6. Complementar
7. Remessa
8. Exportação

Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica

Com a emissão de documentos fiscais eletrônicos, a sua empresa vai diminuir o papel, o que pode representar em redução de custos neste processo.

Além de melhorar a sua organização, o controle fiscal será mais ágil, rápido e extremamente protegido.

Dessa forma, a redução drástica dos erros de escrituração ocorrerá. Além disso, a sonegação fiscal tenderá a diminuir e o governo conseguirá aumentar a sua arrecadação de forma que não aumente a carga tributária. Por isso, o investimento que o empresário irá fazer para se adequar ao novo processo retorna muito rapidamente para o seu bolso. A emissão de nota fiscal eletrônica apresenta ainda outras vantagens, por exemplo:

• garante maior segurança aos processos;
• promove a redução de custo com impressão e papel;
• gera o aumento da confiança;
• elimina a necessidade de digitar notas fiscais ao receber mercadorias;
• facilita a logística e o planejamento para a recepção de mercadorias;
• acaba com a necessidade de arquivos físicos para notas fiscais impressas;
• a emissão favorece o uso de tecnologia, comércio e relacionamento eletrônico entre empresas e clientes, pelo ambiente virtual.

Portanto, tendo pleno conhecimento de como a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas pode ajudar em seu empreendimento, você já pode começar a tomar as providências necessárias para emiti-las adequadamente. Tanto para os seus clientes, quanto para os seus consumidores.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica – passo a passo

Assim como existem diferentes tipos de notas, existem requisitos diferentes para cada uma delas. Porém, alguns requisitos são os mesmos. Como, por exemplo:

• CNPJ
• Certificado digital
• Inscrição municipal e inscrição estadual
• Sistema emissor de notas fiscais

Dessa forma, para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, é necessário inserir esses dados no sistema emissor, juntamente com os dados tributários da empresa. Também, devem ser adicionados os dados tributários do produto ou do serviço, como valores de impostos, por exemplo.

Para emitir uma NFS-e, por exemplo, é necessário autorização da prefeitura do município, mas no caso da NFC-e, não há essa necessidade.

Registar sua empresa

Toda empresa que deseja emitir notas fiscais de seus produtos e/ou serviços precisa estar devidamente registrada. Ou seja: é necessário ter um CNPJ, tanto para a nota fiscal eletrônica quanto para a de papel.

Poder gerar nota fiscal dá às instituições uma grande vantagem competitiva: permite o fornecimento de produtos e a prestação de serviços para clientes que você não conseguiria atender caso não tivesse um CNPJ. Um exemplo é a possibilidade de concorrer em licitações de caráter público.

Saber qual é o enquadramento de sua empresa

O processo de emitir nota fiscal em uma companhia depende de sua realidade fiscal. Isso se deve ao fato de MEI, empresas do Simples Nacional e outras possuírem diferentes normas de tributação. Se você não sabe ao certo, consulte seu contador, pois ele pode lhe orientar precisamente quanto a isso, já que estes detalhes também podem ser influenciados por diversos fatores, como o cliente para o qual a nota fiscal eletrônica, o tipo de produto comercializado, o tipo de operação, entre outros.

Certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica

A NF-e exige um certificado digital para sua emissão — o qual torna garantida sua validade jurídica por meio da assinatura digital. Assim, é com a certificação digital que o contribuinte tem certeza de sua integridade e de que foi realmente sua empresa que emitiu a nota.

Esse certificado é adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Entre as informações, que devem constar na chave digital, está o CNPJ de qualquer um dos estabelecimentos do contribuinte.

Portanto, existem dois tipos de certificados:

• o A1 (arquivo digital que fica armazenado no computador)
• e o A3 (dispositivo móvel que pode ser do tipo smart card ou token).

Assim, com a assinatura digital, é possível saber quem realizou a transação de um arquivo eletrônico e se ele foi modificado.

Credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda

O próximo passo é o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda de onde a empresa está sediada, para poder emitir a NF-e. Apesar de o processo ser simples, caso você não tenha conhecimento ou fique com dúvidas, procure ajuda profissional, uma vez que cada região tem uma legislação específica, que precisa ser cumprida.

No processo de requisição para emitir a nota fiscal eletrônica, duas opções serão dadas:

• em homologação: esta opção é como um período de teste oferecido aos contribuintes. Embora as notas não sejam enviadas oficialmente, o empreendedor pode ir se habituando ao processo e treinando.
• em produção: após o período de teste, o contribuinte pode alterar o status para “em produção”, alternativa que passa a valer oficialmente para a emissão das NF-e.

Software para emitir NF-e

Emitir Nota Fiscal Eletrônica exige do contribuinte um software. Além disso, é preciso um computador ou qualquer outro dispositivo que tenha acesso à internet para finalizar o processo. O programa precisa ser compatível com a opção física escolhida.

A Receita Federal disponibiliza, gratuitamente, um software para computadores ou notebooks, mas seu uso não é compatível com tablets, celulares ou smartphones.

A escolha de um programa gerador de notas fiscais deve coincidir com as necessidades da empresa. Apesar de muitos estados o disponibilizarem sem custos, é preciso saber se a companhia terá vantagem nessa aquisição.

Para organizações que emitem um grande volume de notas fiscais, por exemplo, muitos desses programas acabam gerando mais trabalho do que o modelo tradicional. Isso se deve ao fato de que vários dos campos precisam ser informados manualmente, o que requer mais tempo disponível.

O mercado oferece uma série de opções capazes de atender às necessidades de cada empresa na emissão de notas fiscais eletrônicas. Por isso, é preciso uma boa pesquisa de custo X benefício para evitar problemas futuros quanto ao processo de arrecadação — há severas multas para casos de erros ou improcedências tributárias.

Conclusão

Por fim a nota fiscal eletrônica, presente na legislação brasileira desde 2005, trouxe inúmeros benefícios para as empresas:

• diminuição da burocracia
• facilidade de organização
• otimização do processo de controle fiscal

Outro benefício trazido pela emissão eletrônica de nota fiscal foi a drástica redução nos custos de impressão. Sem contar ainda que a NF-e apresenta uma possibilidade de erros muito menor na sua escrituração se comparada a um processo de emissão de notas avulsas impressas, por exemplo.

Assim, para realizar a emissão de nota fiscal eletrônica é indispensável possuir um certificado digital. O certificado digital é uma assinatura de validade jurídica que garante a segurança dos processos de transação eletrônica via internet, como a emissão de nota fiscal eletrônica.

Você pode obter o certificado através de uma instituição certificadora presente em sua cidade. A partir de então, você deve credenciar o seu certificado junto a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de seu estado e solicitar a nota fiscal eletrônica.

Feito este processo, basta se cadastrar em um sistema gestor e emissor de notas fiscais eletrônicas, como o JEA WEB, que é um sistema em nuvem, não necessitando de um servidor próprio para o acesso, podendo assim ser acessado a partir de qualquer local, através de um computador ou dispositivo móvel.

Perguntas frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

• Ter um certificado digital
• Utilizar um emissor de nota fiscal
• Inserir as informações da nota

⚠️ Lembre-se que você deve armazenar a nota por 5 anos.

Como acessar a Nota Fiscal Eletrônica pelo CPF?

Não é possível acessar a Nota Fiscal Eletrônica apenas pelo CPF. Entretanto, para acessar a nota fiscal eletrônica você deve entrar no portal da NF-e, em Consultar NF-e. Nesse caso, você deve utilizar a chave de acesso da NF-e.